Cara memulai wisata medis (bagi institusi medis)

Langkah dan poin penting penerimaan pasien wisata medis

STEP01

Dari pertanyaan hingga keputusan penerimaan

●Koordinasi internal rumah sakit terkait bisa diterima atau tidak

・Mendapatkan isi pertanyaan dan informasi medis dari pasien atau perusahaan koordinasi medis internasional, dan menyampaikan informasi pasien kepada dokter penanggung jawab, untuk mempertimbangkan keputusan bisa diterima atau tidak.
・Setelah melakukan koordinasi di internal rumah sakit, akan disampaikan kepada pasien atau perusahaan koordinasi medis internasional, apakah bisa diterima atau tidak.

●Jika diputuskan untuk menerima

・Menyampaikan rincian pengobatan dan periode rawat inap kepada petugas administrasi medis, membuat perhitungan kasar dokumen penawaran, kemudian menyampaikannya kepada pasien atau perusahaan koordinasi medis internasional.
・Selain menanyakan periode yang memungkinkan pasien untuk datang ke Jepang serta permintaan terkait rawat inap dan pengobatan, rumah sakit juga akan memastikan ketersediaan kuota pemeriksaan dan tempat tidur yang disesuaikan dengan periode rawat inap, serta item pemeriksaan.

STEP02

Persiapan dan prosedur sebelum datang ke Jepang

●Menyiapkan dan mengirimkan dokumen yang diperlukan untuk penerbitan visa tinggal medis

・Jika pasien yang tinggal di luar negeri datang ke Jepang dengan tujuan menjalani pengobatan, dll., maka diperlukan penerbitan “Visa tinggal medis”.
・Setelah direktur atau dokter penanggung jawab penerimaan memeriksa dokumen yang diperlukan untuk penerbitan visa tinggal medis, dokumen tersebut akan dikirimkan ke lembaga penjamin identitas.

●Menyiapkan surat persetujuan

・Kami akan mengirimkan surat persetujuan yang diperlukan untuk rawat inap dan pengobatan, ke perusahaan koordinasi medis internasional.

●Persiapan terkait pembayaran biaya

・Penerimaan pasien asing berisiko menimbulkan tunggakan biaya pengobatan, sehingga kami akan mengambil tindakan untuk mencegah biaya tunggakan, seperti mensyaratkan sistem pembayaran biaya pengobatan di muka, atau dengan sistem deposit (jaminan).
・Kami akan menyiapkan faktur berdasarkan rincian dan jadwal pengobatan, serta meminta rawat inap kepada pasien atau melalui perusahaan koordinasi medis internasional.

STEP03

Koordinator di internal rumah sakit selama kunjungan di Jepang

●Tugas koordinasi terkait rawat inap, pengobatan, dan pemeriksaan

・Setelah pasien diterima, perlu disiapkan kontak atau pusat layanan yang jelas yang bisa dihubungi ketika pasien maupun pendampingnya mengalami kesulitan selama masa rawat inap, atau ketika staf medis ingin melakukan konfirmasi/konsultasi mengenai pemeriksaan maupun kebijakan pengobatan.
・Misalnya, petugas yang bertanggung jawab pada pusat layanan tersebut harus selalu dapat dihubungi, sedangkan untuk hal-hal seperti pendampingan pasien, koordinasi dengan dokter pasien maupun staf pemeriksa, serta prosedur administratif, dapat ditangani terutama oleh perawat bangsal atau petugas bangsal. Dengan demikian, staf medis bisa lebih fokus pada pelaksanaan pengobatan dan pemeriksaan masing-masing.

Point！　
Menempatkan koordinator departemen penanggung jawab penerimaan dan koordinator penerimaan pasien

●Koordinator medis penerimaan pasien asing：Penanggung jawab atas tugas-tugas yang diperlukan untuk menerima pasien asing di rumah sakit

①Memberikan dukungan komunikasi bagi pasien dan keluarga mereka, berkoordinasi antar departemen dan profesi di rumah sakit, berkolaborasi serta berkoordinasi dengan pihak eksternal, dan mengumpulkan informasi baik di dalam maupun di luar rumah sakit untuk membangun sistem.
②Mempertimbangkan apakah akan menempatkan koordinator sebagai koordinator penuh waktu, atau membagi fungsi koordinasi ke beberapa departemen atau penanggung jawab, sesuai dengan kondisi rumah sakitnya.
③Penempatan personel dibagi menjadi 3 model, yaitu 1) model dengan koordinator penuh waktu, 2) model dengan koordinator yang merangkap, 3) model dengan berbagi peran, yang ditentukan berdasarkan perspektif “jumlah pasien yang diterima” dan “konsep fungsi koordinator”.

Gambar model penempatan personel untuk fungsi koordinasi medis bagi pasien asing

Ini adalah grafik silang yang menunjukkan tiga model penempatan, dengan sumbu horizontal dari desentralisasi tugas hingga konsolidasi tugas, dan sumbu vertikal menunjukkan jumlah pasien orang asing. Model

Distribusi pekerjaan: Contoh) Dengan menjadikan koordinator sebagai bagian dari upaya pembenahan sistem, koordinator menyebarluaskan cara penggunaan alat penerjemah medis serta alur penanganan di internal rumah sakit. Dengan demikian, penanganan pasien pada prinsipnya dilakukan oleh staf lapangan masing-masing.

Penggabungan tugas: Contoh) Hanya koordinator (penanggung jawab) yang tahu cara menggunakan alat penerjemah medis, dan pada prinsipnya pasien asing hanya didampingi oleh koordinator (staf di lapangan hanya melakukan penanganan dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan kepada pasien Jepang).

(Referensi: Buku Teks Kurikulum “Pelatihan Pengembangan Koordinator Medis untuk Penerimaan Pasien Asing” untuk proyek yang ditugaskan oleh Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan Jepang (Februari 2020))

Sumber: “Wisata Medis di Aichi – Menuju Penerimaan Pasien Asing yang Berkunjung ke Jepang – Edisi Pengembangan” Prefektur Aichi

Penanganan situasi setelah penerimaan pasien

Penerimaan

Kuncinya adalah mengonfirmasi terlebih dahulu bahasa apa yang dapat digunakan oleh pasien, dan menjelaskan dengan saksama tentang peraturan rumah sakit serta rincian pengobatan.

・Untuk memastikan kesamaan pemahaman antar-staf, kami akan meminta pasien untuk mengisi formulir pendaftaran pemeriksaan.
・Mengonfirmasi siapa yang akan bertanggung jawab sebagai penerjemah.
・Membuat salinan kartu izin tinggal, paspor, dan visa.
・Setelah pasien mengisi formulir pendaftaran perawatan medis dan kuesioner kesehatan, perawatan medis akan dimulai.

■ “Daftar materi penjelasan multibahasa untuk orang asing” Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan: https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/iryou/kokusai/setsumei-ml.html

Penjelasan awal bagi calon pasien wisata medis oleh perusahaan koordinasi medis internasional

Untuk tindakan medis, penjelasan akan diberikan oleh dokter, dll. dari institusi medis yang menerima pasien. Namun, sebelum tahap tersebut, penting untuk menjelaskan dengan saksama tentang aturan rumah sakit di Jepang, layanan yang bisa dan tidak bisa dilakukan, serta perbedaan dengan negara asal pasien.

・Ada kemungkinan pasien asing meminta pemeriksaan atau tindakan yang tidak sesuai dengan rencana awal, sehingga dapat menimbulkan kebingungan di lapangan. Oleh karena itu, penting untuk menyampaikan sebelumnya hal-hal yang perlu diperhatikan seperti “tidak dapat melayani permintaan yang diajukan di hari yang sama” dll., agar mereka memahaminya.

: Menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan di luar tindakan medis bisa menjadi beban yang besar bagi institusi medis, dan maksudnya juga bisa tidak tersampaikan dengan baik, sehingga berpotensi menimbulkan masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, hal tersebut akan lebih efektif jika dilakukan oleh perusahaan koordinasi medis internasional.

Penempatan yang sesuai dengan budaya, agama, kebiasaan

●Memastikan permintaan dan hal-hal yang perlu diperhatikan berdasarkan agama atau kebiasaan

・Sebelum melakukan pemeriksaan, perawatan medis, atau pengobatan, perlu memastikan apakah ada permintaan atau hal-hal yang perlu diperhatikan berdasarkan budaya, agama, atau kebiasaan pasien. Hal-hal yang tidak dapat dipenuhi sebaiknya dijelaskan sebelumnya, agar dapat meningkatkan kepuasan pasien dan menghindari masalah yang tidak terduga.

●Penempatan makan selama rawat inap

・Ada beberapa makanan yang tidak dapat dimakan, karena doktrin atau kepercayaan agama. Pihak rumah sakit mungkin diminta untuk memberikan penjelasan rinci tentang bahan makanan dan metode memasak, sehingga harus kreatif dan menyediakan menu multibahasa dan foto untuk menjelaskan bahan-bahan, langkah-langkah memasak, dan produk jadi.

[Agama-agama utama dan ajaran serta kebiasaannya]

Kategori	Ajaran serta kebiasaan
Muslim (Agama Islam)	〇Contoh bahan makanan yang dilarang atau tidak disukai ・Daging babi dan alkohol (termasuk sake masak, mirin, dll.), serta daging yang tidak diproses sesuai dengan ketentuan agama 〇Lainnya ・Sholat 5 kali sehari. ・Dalam hal makanan, mereka sangat sensitif terhadap apakah bahan makanan, dapur, dan peralatan memasak telah sesuai dengan ajaran agama, serta apakah masakan tersebut tidak terkontaminasi darah. ・Pada bulan ke-9 dalam kalender Islam terdapat ibadah puasa selama 1 bulan, di mana selama periode tersebut dilarang makan dan minum dari terbit fajar hingga matahari terbenam. ・Bagi perempuan, menutup rambut di hadapan laki-laki yang bukan anggota keluarga dianggap sebagai bentuk kesopanan. ・Dilarang menyembah berhala.
Agama Hindu	〇Contoh bahan makanan yang dilarang atau tidak disukai ・Bahan makanan: daging pada umumnya, daging sapi, daging babi, hasil laut pada umumnya, telur, makanan mentah, dll. ・Hindari untuk menggunakan tangan kiri.
Agama Yahudi	〇Contoh bahan makanan yang dilarang atau tidak disukai ・Bahan makanan: daging babi, cumi-cumi, gurita, udang, kepiting, belut, kerang, kelinci, kuda Daging yang tidak diproses sesuai dengan ketentuan agama, kombinasi produk susu dan hidangan daging, dll. Darah (*saat mengolah daging atau ikan, darah harus dikeluarkan hingga habis, serta memperhatikan tingkat kematangan saat memasaknya)
Agama Buddha	〇Hal-hal yang dilarang atau tidak disukai ・Bahan makanan: daging pada umumnya, dan 5 jenis sayuran yang disebut “Gokun”, yaitu bawang putih, bawang bombai, daun bawang, kucai, dan bawang pickled (rakkyo), yang dianggap bisa merangsang nafsu. *Larangan makanan ini hanya berlaku untuk sebagian biksu dan pemeluk yang sangat taat. Hal ini terutama terlihat di wilayah-wilayah di Asia Timur (Tiongkok, Taiwan, Korea Selatan, Vietnam) dan Asia Tengah (Tibet, Mongolia) di mana ajaran Mahayana Buddha berkembang.
Agama Kristen	〇Hal-hal yang dilarang atau tidak disukai ・Pada dasarnya, hampir tidak ada pantangan terkait makanan. Meskipun minoritas, tetapi ada beberapa sekte yang melarang daging pada umumnya, alkohol, kopi, teh, dan minuman lainnya.
Jainisme (Salah satu agama yang dianut di India)	〇Hal-hal yang dilarang atau tidak disukai ・Bahan makanan: Daging jenis apa pun (daging dan hasil laut), telur, sayuran umbi dan akar yang tumbuh di dalam tanah, madu

・Berdasarkan alasan pemikiran seperti hak asasi hewan, konservasi lingkungan, dll.
“Lacto-vegetarian”: Mengonsumsi produk susu namun tidak mengonsumsi daging, hasil laut, dan telur.
“Ovo-vegetarian”: Mengonsumsi produk susu dan telur, namun tidak mengonsumsi daging dan hasil laut.
“Vegan”: Tidak mengonsumsi produk hewani apa pun (daging, hasil laut, produk susu, telur, dll.), tidak mengonsumsi madu, dan tidak menggunakan produk turunan hewan seperti produk kulit, dll.

Sumber: “Wisata Medis di Aichi – Menuju Penerimaan Pasien Asing yang Berkunjung ke Jepang – Edisi Pengembangan” Prefektur Aichi (Agama-agama utama dan ajaran serta kebiasaannya)

Saat pasien pulang dari rumah sakit dan pembuatan surat keterangan diagnosa

●Menyiapkan rencana perawatan setelah pulang dari rumah sakit

・Untuk memastikan pasien dapat melanjutkan pengobatan di institusi medis setempat setelah kembali ke negaranya, siapkan rencana perawatan setelah pulang dari rumah sakit dan data perawatan medis, sebelum pasien pulang dari rumah sakit, sehingga tindak lanjut dapat berjalan dengan lancar.

●Prosedur pembuatan dan penyerahan surat keterangan diagnosa

・Konfirmasikan apakah akan menggunakan format yang ditentukan oleh pasien atau format dari rumah sakit Anda.
・Sampaikan bahwa pembuatan dan penyerahan surat keterangan diagnosa multibahasa memerlukan waktu, serta sampaikan juga biaya dan perkiraan tanggal selesai. Setelah itu, mintalah pembayaran untuk biaya dokumen.
*Prosesnya dapat diselesaikan dengan lancar jika dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu melalui perusahaan koordinasi medis internasional.

Tindakan penanggulangan terhadap tunggakan

●Menunjukkan sebelumnya perkiraan biaya medis

・Tunjukkan kepada pasien perkiraan biaya medis sebelumnya, jelaskan pemeriksaan dan pengobatan apa saja yang termasuk dalam biaya medis tersebut, serta pastikan mereka memahaminya sebelum menyetujui biaya tersebut. Ini akan membantu mencegah timbulnya masalah.

Referensi: “Wisata Medis di Aichi – Menuju Penerimaan Pasien Asing yang Berkunjung ke Jepang – Edisi Pengembangan” Prefektur Aichi
(Menetapkan harga satuan perawatan medis dan tindakan penanggulangan terhadap tunggakan)

●Memanfaatkan layanan agen pembayaran

・Risiko terjadinya tunggakan memang ada dan dapat membuat pihak rumah sakit ragu menerima pasien, namun dapat diatasi dengan menggunakan layanan agen pembayaran dari perusahaan koordinasi medis internasional. Perkiraan biaya disampaikan sebelumnya kepada perusahaan koordinasi, kemudian perusahaan koordinasi akan menagih pasien melalui deposit atau pembayaran kartu kredit.
*Saat menggunakan perusahaan koordinasi medis internasional, pastikan bahwa perjanjian mengenai pembayaran biaya pengobatan antara pasien asing dan institusi medis telah dibuat sebelumnya, dan ditandatangani oleh tiga pihak, yaitu institusi medis, perusahaan koordinasi, dan pasien, di mana perusahaan koordinasi bertindak mewakili institusi medis.

Daftar lembaga penjamin identitas (perusahaan koordinasi medis internasional)

Daftar lembaga penjamin identitas (perusahaan koordinasi medis internasional) yang terdaftar dapat dilihat di situs web Kementerian Luar Negeri Jepang.

Daftar lembaga penjamin identitas
(perusahaan koordinasi medis internasional) bisa dilihat di sini

Buka situs web Kementerian Luar Negeri Jepang

Unduh “Wisata Medis di Aichi”

Situs web ini menyediakan informasi yang berguna bagi mereka yang mempertimbangkan untuk menerima wisata medis, termasuk metode dasar untuk menerima pasien asing yang berbicara dengan bahasa yang berbeda, untuk membantu menciptakan lingkungan di mana perawatan medis dapat diberikan kepada pasien asing dengan aman dan terjamin, serta untuk memastikan penerimaan wisata medis yang lancar, sambil memastikan kualitas perawatan medis.

Cari institusi medis di Prefektur Aichi

FOR MEDICAL
INSTITUTIONS